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52个Martech关键词:数据资产管理

冯祺 2022-02-05 阅读: 5,769 次

在日常生活中,数据无处不在,但并不是所有的数据都可以成为资产。只有可控制、可测量和可货币化的数据才能成为资产。因此,数据资产(Data Asset)通常具有以下特征:虚拟性、可共享性、时效性、安全性、可交换性和可延展性。从业务或组织的角度来看,数据资产是由业务或组织拥有或控制的、能够带来未来经济利益的数据资源。

数字资产管理可以让企业轻松地存储、组织、查找、管理、分发和分析其数字内容,从而增强了数字资产的安全性、组织性和可搜索性。以下是一些值得借鉴的数据资产管理的方法:

降低数据成本:许多组织倾向于存储大量数据,但这些数据在大部分时间内都没有被使用,从而导致更高的数据管理成本。所有这些闲置数据的存储、保护和归档的成本也很高。企业应该采取措施,删除公司不再需要的数据,降低数据管理成本。此外,在获取新的数据集时,企业应该只对没有的数据进行投资;如果必须获取企业已经拥有的新数据集,则应该销毁旧数据。这将有助于减少重复数据的情况,从而降低数据存储成本。

从现有数据中获得更多的价值:公司应该重新评估它从现有数据中获得的价值,并确定是否可以使用其他方法从数据中获得更多的价值。此外,它还可以对数据进行优化,删除有关公司的任何机密信息,并将数据出售给第三方,从而获得额外的收入。

数据清查与安全:数据存储和安全性对于确保数据的完整性至关重要。企业应该维护他们拥有的所有数据的目录,以及数据的简述文件——文件应该指示数据存储在何处、何时创建以及如何使用。数据还应该便于员工访问,如果员工需要获得访问数据的授权,应该有明确的审批流程。公司还应通过限制特定数量员工的访问权限来保护数据的完整性,除非获得高级管理人员的特别许可。

如何选择DAM?

在选择正确的DAM软件之前,需要确切地考虑为什么要寻找该解决方案,以及从长远来看它应该满足哪些要求:

  • 工作流程。所有资源都组织得井井有条吗?或者,也许团队花费大量时间处理数字资产,但难以找到所需的文件?如果当前的工作流程和文件共享选项需要一些改进,那么DAM解决方案肯定会很有用。
  • 目标用户。另一件要考虑的事情是,一旦实施该系统,谁将使用它。公司里的每个人,还是只有一个部门?应该有什么限制吗?或许企业希望员工只在办公室计算机上使用DAM解决方案?
  • 工具集成。是否希望该软件与业务中已经使用的其他系统集成?许多DAM解决方案都有现成的集成和不同的插件可用。在购买DAM软件之前,请检查是否可以将其与其他系统集成。这将使使用DAM变得更加容易。
  • 数据同步。仔细查看当前的系统,确保可以将所有基本数据传输到新的DAM解决方案。还要记住元数据标准。新的DAM系统应该支持IPTC、Exif、XMP格式。
  • 预算。在任何价位,都可以找到适合需求的产品。基于云的解决方案不是一项重大投资。
  • 特征。根据DAM供应商的不同,可能会发现不同的功能及产品侧重点。

数字资产管理系统的功能

数字资产管理系统所应该提供的功能包括:

  • 24/7全天候文件访问和共享:借助数字资产管理,可以随时随地访问的文件。无论只是想查看还是还想与某人共享,都可以安全地使用DAM,而无需在电子邮件中添加多个附件。此外,可以快速轻松地配置所有文件的权限和访问级别。
  • 组织:在许多员工有权访问的服务器上工作时,可能会出现文件重复。这是因为每个人都以自己的方式组织文件,这有时会令人困惑。借助DAM解决方案,可以根据需要添加过滤器、主题标签或其他搜索选项。还可以创建集合,允许根据功能将不同文件夹中的文件分组,并在外部共享它们。这极大地改善了组织和工作流程。
  • 导入和上传文件:无论拥有基于云的解决方案还是本地解决方案,都需要将所有文件导入新的DAM软件。手动将元数据添加到导入的文件首先是耗时的,其次并不总是有效。最简单的方法是将多个文件一起发送,分多个批次完成。DAM允许在上传过程中编辑和提取元数据。还可以向现有文件添加附件。
  • 共享文件和网络发布:如果员工经常向客户或同事发送带有大量附件的电子邮件,则文件共享会很有用。因为,它为较大的附件提供了很好的解决方案——邮件不支持发送超过10MB的文件。这意味着以高分辨率发送视频基本上是不可能的。当然你可以压缩数据,但这样做需要时间。在选择DAM供应商之前要特别注意这一点。其中许多还提供通过社交媒体共享文件的功能,或创建一个专门的媒体库,每个人都可以通过专用链接访问。
  • 搜索:良好的搜索选项使许多任务更易于管理,特别是如果可以快速轻松地找到所有需要的文件。如果搜索引擎有必要的过滤器,则更有利于DAM的正常工作。例如,可以使用图像过滤器。如果使用特定的关键字,搜索效果会更好。但是,关键字必须与系统中的数据一致。在选择DAM解决方案时,一定要充分注意搜索选项。

封面图片:Photo by Stephen Dawson on Unsplash

冯祺
专业关注技术营销领域

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