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说说电子邮件沟通中的那些趣事!

蛇叔画足 2018-06-15 阅读: 2,051 次

一、即时通讯工具没有替代邮件,邮件使用指标仍保持提升

根据中国互联网络信息中心(CNNIC)2018年1月份发布的第41次《中国互联网络发展状况统计报告》的数据显示,截至2017年12月末,即时通信用户规模达7.20亿,较2016年底增长5395万。占网民总体的93.3%。而根据腾讯公司的数据显示,其微信用户规模超过10亿规模。显然,包括腾讯QQ、微信、TIM等在内的即时通讯工具已经成为工作内部日常沟通和外部商务沟通的重要形式,对于传统电子邮件的沟通有一定的替代效应。

当然,电子邮件由于其长期保存等特点,有即时通讯工具不具备的优势,尤其是在一些较为正式或者重要的沟通场景中,电子邮件的沟通效力要比即时通讯强。因此,电子邮件仍然是非常重要的沟通工具。根据第41次《中国互联网络发展状况统计报告》的数据:2017年底,电子邮件用户规模达2.842亿,同比增长14.5%,电子邮件的网民使用率从2016年末的33.9%上升到36.8%。其中,2017年底,手机邮件的用户规模达2.328亿,同比增长18.1%,高于电子邮件的总体增长率。手机邮件用户占电子邮件用户的比为81.9%,同比2016年的79.4%提高2.5个百分点。数据表明,电子邮件,尤其是手机邮件的使用仍然保持一定的增长,仍然沟通重要的工具。

二、电子邮件沟通中有哪些令人不爽的细节?

一年一度的大学毕业生马上就要到各自选定的公司报到入职了,一般来说,入职第一周都会安排常规的了解公司的环节。对于各个公司而言,给刚踏入工作岗位的应届生们安排什么样的入职培训,这还真是一个细致活。根据过往接触到的一些案例,个人认为,如今大学应届生普遍习惯采用即时通讯类社交工具进行沟通的情况下,如何在工作场景中使用电子邮件,写一份合格的电子邮件,这还真是一个具有普遍性的问题。

对此,一些有心积极准备的应届生,也会通过网络去查找这方面的资料,迅速的补齐这个短板。但我所遇到的,大部分还是需要直接上级口头教一教,或者公司入职培训环节安排这样的课程。结合这个情况,同时结合个人日常在工作和对外商务中出现的一些与电子邮件相关的案例内容,从容易让人产生反感的电子邮件的细节方面给有需要的人士做一下参考。这些可能让人不爽的细节,既有一些基本的交流礼仪问题,也有一些是个人偏好相关的东西。在此先特别做个说明。

1、邮件基本礼仪没有到位

这个细节,在年轻的90后里面还是有一定的代表性,我和我的同事们,有时候就会收到这样可能带有一些哲学问题的邮件:我是谁(对自己的称呼或者职位完全没有,情况好点的,有邮件客户端默认的“您好”开头字样)?他/她是谁(没有邮件签名档,也没有部门和个人姓名)?

见到这样的邮件,你会怎么处理?丢一边不管,还是好奇一下,去看看这到底是怎么回事?

2、邮件基本内容让人不知道要干什么

有些邮件,正文内容写了不少,但是看完之后,到底需要你协调什么?处理什么?或者反馈什么?遇到这种邮件,只好回复过去把自己关心的问题让对方澄清一下。这样一来一往的,影响了效率。

3、古文写法,没有标点符号

我们的古汉语,文章是没有标点符号的,所以断句很重要。这种考验断句的邮件,我也遇到过。一封邮件过来,内容还不少,大概两三段吧,粗略估计也得有几百字。除了有段落之外,每一个自然段里面,没有标点符号,需要自己断句。这种邮件,看到就不想处理。

通篇没有标点符号的邮件,还是会在 一些比较有个性的人中间发生。

4、邮件标题当正文用

做过媒体编辑的都知道,对于新闻标题都还是有严格的字符数的限制的。这既有新闻标题吸引人的问题,也有页面呈现的体验问题。但是,电子邮件,无论是邮件客户端,还是网页版,对于邮件的标题,都没有字符数限制。于是,我就经常见到一些人写邮件,把邮件标题当正文用,邮件标题上百字的都有。而再看正文,寥寥数语,因为在标题里都写了。但是,由于呈现的问题,阅读标题比阅读正文费劲。

5、用电子邮件来吵架

这在个人看来,属于典型的把电子邮件用偏的现象,不仅仅基层员工有,企业高管,也可能出现。所以,我们在媒体上能看到内部吵架的邮件被人截图曝光。对于这种用法,我没太搞懂,写大段的文字来吵架,干嘛不干脆拉到一个会议室里吵清楚了,再去做事。这个,是用电子邮件的大忌。

总而言之,电子邮件作为企业日常管理和商务交流的重要工具,仍然具有很强的使用价值。对于企业而言,还是要对电子邮件的使用做必要的培训。特别是对于一些招收大量大学应届生的,这对于培养他们良好的沟通习惯还是非常有意义的。

最后,欢迎粉丝或者看到此文的读者,可在留言区分享你所遇到的邮件使用的那些趣事。

【文/笨手蛇,未经授权,不得转载】

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